ADHB0070-1 : Méthodes d'organisation

Study Programmes 2024-2025

ADHB0070-1

Méthodes d'organisation

Duration :

45h Th

Number of credits :

Bachelor's degree: Executive assistant		3

Lecturer :

Caroline Pirlot

Language(s) of instruction :

French language

Organisation and examination :

All year long, with partial in January

Units courses prerequisite and corequisite :

Prerequisite or corequisite units are presented within each program

Learning unit contents :

Les différentes tâches administratives (secrétariat) reposent sur:

Les modes de classement: alphabétique, numérique, alphanumérique, idéologique, géographique, décimal
L'affranchissement du courrier
Le mobilier de bureau: l'ameublement (les meubles, les sièges, le bureau, aménagement table de travail), le bureau individuel et paysagé + aménagement d'une pièce vide à usage professionnelle (règles de base de disposition du mobilier de bureau)
Les conditions de travail: Ergonomie définition, la lutte contre le bruit, l'éclairage, la température - humidité, les couleurs, le plan de travail.
L'ergonomie
La communication: valoriser l'image de l'entreprise, le processus de la communication (schéma + explication), les communications internes (la note de service, la netiquette).
La rédaction de mail: l'E-mail : quand éviter l'e-mail, objet du message, e-mail bien construit, évitez de faire perdre du temps
La communication non verbale: principes de base et les différentes communications non verbale
Le courrier entrant et sortant: l'envoi et la réception du courrier
La gestion de l'agenda: Règles de base de la gestion d'agenda
La gestion des réunions: choix de la date, invitation, choix de la salle, avant la réunion, la prise de notes, le compte rendu + conseil pour une présentation orale
La préparation des réunion: principes de base à mettre en place
Le télétravail: avantages et inconvénients

Learning outcomes of the learning unit :

Travailler tant en autonomie qu'en équipe dans le respect de la culture de l'entreprise et de son environnement multiculturel

Communiquer des informations à une équipe en respectant les lignes hiérarchiques en vigueur au sein de l'entreprise

Collaborer à la résolution de problèmes complexes avec méthode, rigueur, proactivité et créativité

Gérer l'information en mettant en place un classement efficace

Fournir la bonne information au bon moment sous la bonne forme

Analyser les besoins d'informations du manager et de l'équipe

Organiser efficacement les déplacements

Organiser des réunions ou manifestations

Développer une approche responsable, critique et réflexive des pratiques professionnelles

Apporter un regard critique et réflexif dans la réalisation des diverses tâches de secrétariat

Agir comme interface dans les relations internes et externes de l'organisation

Repérer les enjeux de relations publiques liées à la profession d'Assistant de Direction

Appliquer les règles de communication dans la transmission d'informations interne et externe

Recevoir, enregistrer, examiner, et trier le courrier entrant

Diffuser de l'information au sein d'une équipe

Communiquer efficacement (verbal et non verbal) et motiver l'équipe

Organiser la circulation de l'information de l'équipe

Identifier les structures, la culture, la stratégie et les priorités de l'organisation

Analyser les structures et créer un organigramme en rapport avec les ressources humaines et les postes occupés.

L'étudiant sera capable de :

Veiller à la qualité et à l'amélioration constante des ressources matérielles et humaines

Choisir un matériel et mobilier de bureau adéquat suivant l'utilité de la ressource matérielle

Disposer sur plan divers mobiliers de bureaux utiles pour l'occupation de plusieurs postes

Veiller à la qualité ergonomique et au bien-être du travailleur dans le choix des ressources matérielles

Gérer l'agenda, les plannings, et le suivi des différents projets, dossiers et actions

Organiser et planifier diverses activités d'une ou plusieurs personnes

Distinguer et gérer adéquatement les priorités dans la planification des tâches.

Gérer et suivre l'information imprimée et numérique : classer, archiver, dispatcher

Appliquer les règles de classement alphabétique, numérique, alphanumérique, idéologique, chronologique, géographique.

Prerequisite knowledge and skills :

Planned learning activities and teaching methods :

not available

Mode of delivery (face to face, distance learning, hybrid learning) :

not available