Programme des cours 2022-2023
ATTENTION : version 2021-2022 de l'engagement pédagogique
ADHB0070-1  
Méthodes d'organisation, Méthodes d'organisation
Durée :
45h Th
Nombre de crédits :
Bachelier : assistant(e) de direction3
Nom du professeur :
Laurence Louis
Coordinateur(s) :
Laurence Louis
Langue(s) de l'unité d'enseignement :
Langue française
Organisation et évaluation :
Enseignement durant l'année complète, avec partiel en janvier
Unités d'enseignement prérequises et corequises :
Les unités prérequises ou corequises sont présentées au sein de chaque programme
Contenus de l'unité d'enseignement :
Les différentes tâches administratives (secrétariat) reposent sur :
  • Les modes de classement : alphabétique, numérique, alphanumérique, idéologique, géographique, décimal
  • L'affranchissement du courrier
  • Le mobilier de bureau (Syllabus pp. 30 - 36 distribué en classe) : l'ameublement (les meubles, les sièges, le bureau, aménagement table de travail), le bureau individuel et paysagé + aménagement d'une pièce vide à usage professionnelle (règles de base de disposition du mobilier de bureau)
  • Les conditions de travail (Syllabus pp. 36 - 38) : Ergonomie définition, la lutte contre le bruit, l'éclairage, la température - humidité, les couleurs, le plan de travail.
  • L'ergonomie pdf « Comment adapter votre poste de travail à vos besoins » (pp. 10 - 23 en bref) Tous les éléments ergonomiques que l'on a recherché en classe qui permet d'améliorer le quotidien du travailleur : en résumé être capable de donner des éléments d'amélioration ergonomique d'un espace de travail.
  • La communication (Théorie Word) : valoriser l'image de l'entreprise, le processus de la communication (schéma + explication), les communications internes (la note de service, la netiquette). Concernant la netiquette : être capable de me donner 10 principes de Netiquette
  • La rédaction de mail (docx) : l'E-mail : quand éviter l'e-mail, objet du message, e-mail bien construit, évitez de faire perdre du temps
  • La communication non verbale (pdf) : pp. 1 - 8 principes de base et les différentes communications non verbale
  • Le courrier entrant et sortant (pdf) pp. 42 - 48 : l'envoi et la réception du courrier
  • La gestion de l'agenda (synthèse pdf) pp. 5 - 7 : Règles de base de la gestion d'agenda
  • La gestion des réunions (Théorie Word completé) : choix de la date, invitation, choix de la salle, avant la réunion, la prise de notes, le compte rendu + conseil pour une présentation orale (prise de note Cours Teams)
  • La préparation des réunion (synthèse Pdf) : principes de base à mettre en place (1 page)
  • Le télétravail : avantages et inconvénients (excel complété)
Acquis d'apprentissage (objectifs d'apprentissage) de l'unité d'enseignement :
Travailler tant en autonomie qu'en équipe dans le respect de la culture de l'entreprise et de son environnement multiculturel
 Communiquer des informations à une équipe en respectant les lignes hiérarchiques en vigueur au sein de l'entreprise
 
 Collaborer à la résolution de problèmes complexes avec méthode, rigueur, proactivité et créativité
Gérer l'information en mettant en place un classement efficace
Fournir la bonne information au bon moment sous la bonne forme
Analyser les besoins d'informations du manager et de l'équipe
Organiser efficacement les déplacements
Organiser des réunions ou manifestations
 
Développer une approche responsable, critique et réflexive des pratiques professionnelles
 Apporter un regard critique et réflexif  dans la réalisation des diverses tâches de secrétariat
 
Agir comme interface dans les relations internes et externes de l'organisation
 Repérer les enjeux de relations publiques liées à la profession d'Assistant de Direction
Appliquer les règles de communication dans la transmission d'informations interne et externe
Recevoir, enregistrer, examiner, et trier le courrier entrant
Rédiger des courriers de correspondance commerciale
 
Diffuser de l'information au sein d'une équipe
 Communiquer efficacement (verbal et non verbal) et motiver l'équipe
Organiser la circulation de l'information de l'équipe
 
 Identifier les structures, la culture, la stratégie et les priorités de l'organisation
 Analyser les structures et créer un organigramme en rapport avec les ressources humaines et les postes occupés.
  L'étudiant sera capable de :
 
Veiller à la qualité et à l'amélioration constante des ressources matérielles et humaines
 Choisir un matériel et mobilier de bureau adéquat suivant l'utilité de la ressource matérielle
Disposer sur plan divers mobiliers de bureaux utiles pour l'occupation de plusieurs postes
Veiller à la qualité ergonomique et au bien-être du travailleur dans le choix des ressources matérielles
 
Gérer l'agenda, les plannings, et le suivi des différents projets, dossiers et actions
Organiser et planifier diverses activités d'une ou plusieurs personnes
Distinguer et gérer adéquatement les priorités dans la planification des tâches.
 
Gérer et suivre l'information imprimée et numérique : classer, archiver, dispatcher
Appliquer les règles de classement alphabétique, numérique, alphanumérique, idéologique, chronologique, géographique.
Assister le manager
Comprendre les différents rôles de son manager
Collaborer et assister son manager en fonction du style de personnalité
Savoirs et compétences prérequis :
Activités d'apprentissage prévues et méthodes d'enseignement :
Syllabus
Exercices et corrigés
Vidéos
Table de discussions
Lectures d'articles
Mode d'enseignement (présentiel, à distance, hybride) :
Présentiel
Lectures recommandées ou obligatoires et notes de cours :
Modalités d'évaluation et critères :
Examen écrit 100 %
 
Conformément à la circulaire de rentrée académique 2020-2021, un code couleur a été établi pour l'enseignement supérieur dans le cadre de la lutte contre le coronavirus. Les engagements pédagogiques ont été rédigés sur base du code « jaune ». En cas de passage en code « orange », les examens prévus en présentiel pourraient être organisés à distance et, en cas de passage en code « rouge », aucune évaluation ne pourra être organisée en présentiel. »
Stage(s) :
Remarques organisationnelles :
Contacts :
Laurence.louis@hech.be