Programme des cours 2024-2025
ADHB0070-1  
Méthodes d'organisation
Durée :
45h Th
Nombre de crédits :
Bachelier : assistant(e) de direction3
Nom du professeur :
Caroline Pirlot
Langue(s) de l'unité d'enseignement :
Langue française
Organisation et évaluation :
Enseignement durant l'année complète, avec partiel en janvier
Unités d'enseignement prérequises et corequises :
Les unités prérequises ou corequises sont présentées au sein de chaque programme
Contenus de l'unité d'enseignement :
Les différentes tâches administratives (secrétariat) reposent sur:





  • Les modes de classement: alphabétique, numérique, alphanumérique, idéologique, géographique, décimal
  • L'affranchissement du courrier
  • Le mobilier de bureau: l'ameublement (les meubles, les sièges, le bureau, aménagement table de travail), le bureau individuel et paysagé + aménagement d'une pièce vide à usage professionnelle (règles de base de disposition du mobilier de bureau)
  • Les conditions de travail: Ergonomie définition, la lutte contre le bruit, l'éclairage, la température - humidité, les couleurs, le plan de travail.
  • L'ergonomie 
  • La communication: valoriser l'image de l'entreprise, le processus de la communication (schéma + explication), les communications internes (la note de service, la netiquette). 
  • La rédaction de mail: l'E-mail : quand éviter l'e-mail, objet du message, e-mail bien construit, évitez de faire perdre du temps
  • La communication non verbale: principes de base et les différentes communications non verbale
  • Le courrier entrant et sortant: l'envoi et la réception du courrier
  • La gestion de l'agenda: Règles de base de la gestion d'agenda
  • La gestion des réunions: choix de la date, invitation, choix de la salle, avant la réunion, la prise de notes, le compte rendu + conseil pour une présentation orale
  • La préparation des réunion: principes de base à mettre en place
  • Le télétravail: avantages et inconvénients 
Acquis d'apprentissage (objectifs d'apprentissage) de l'unité d'enseignement :
Travailler tant en autonomie qu'en équipe dans le respect de la culture de l'entreprise et de son environnement multiculturel

 Communiquer des informations à une équipe en respectant les lignes hiérarchiques en vigueur au sein de l'entreprise

 

 Collaborer à la résolution de problèmes complexes avec méthode, rigueur, proactivité et créativité

Gérer l'information en mettant en place un classement efficace

Fournir la bonne information au bon moment sous la bonne forme

Analyser les besoins d'informations du manager et de l'équipe

Organiser efficacement les déplacements

Organiser des réunions ou manifestations

 

Développer une approche responsable, critique et réflexive des pratiques professionnelles

 Apporter un regard critique et réflexif  dans la réalisation des diverses tâches de secrétariat

 

Agir comme interface dans les relations internes et externes de l'organisation

 Repérer les enjeux de relations publiques liées à la profession d'Assistant de Direction

Appliquer les règles de communication dans la transmission d'informations interne et externe

Recevoir, enregistrer, examiner, et trier le courrier entrant

 

Diffuser de l'information au sein d'une équipe

 Communiquer efficacement (verbal et non verbal) et motiver l'équipe

Organiser la circulation de l'information de l'équipe

 

 Identifier les structures, la culture, la stratégie et les priorités de l'organisation

 Analyser les structures et créer un organigramme en rapport avec les ressources humaines et les postes occupés.

 
L'étudiant sera capable de :

 

Veiller à la qualité et à l'amélioration constante des ressources matérielles et humaines

 Choisir un matériel et mobilier de bureau adéquat suivant l'utilité de la ressource matérielle

Disposer sur plan divers mobiliers de bureaux utiles pour l'occupation de plusieurs postes

Veiller à la qualité ergonomique et au bien-être du travailleur dans le choix des ressources matérielles

 

Gérer l'agenda, les plannings, et le suivi des différents projets, dossiers et actions

Organiser et planifier diverses activités d'une ou plusieurs personnes

Distinguer et gérer adéquatement les priorités dans la planification des tâches.

 

Gérer et suivre l'information imprimée et numérique : classer, archiver, dispatcher

Appliquer les règles de classement alphabétique, numérique, alphanumérique, idéologique, chronologique, géographique.
Savoirs et compétences prérequis :
Activités d'apprentissage prévues et méthodes d'enseignement :
Syllabus
Exercices et corrigés
Vidéos
Table de discussions
Lectures d'articles
Mode d'enseignement (présentiel, à distance, hybride) :
Présentiel
Lectures recommandées ou obligatoires et notes de cours :
Modalités d'évaluation et critères :
L'évaluation sera 100 % écrite. 
Stage(s) :
Remarques organisationnelles :
Contacts :
caroline.pirlot@hech.be