Programme des cours 2017-2018
ADHB0034-1  
Activités d'intégration professionnelle
  • Séminaire de gestion de projets
  • Séminaire d'événementiel
Durée :
Séminaire de gestion de projets : 21h Th
Séminaire d'événementiel : 25h Th
Nombre de crédits :
Bachelier : assistant(e) de direction5
Nom du professeur :
Séminaire de gestion de projets : Marie-France Coen
Séminaire d'événementiel : Ingrid Salme
Coordinateur(s) :
Ingrid Salme
Langue(s) de l'unité d'enseignement :
Langue française
Organisation et évaluation :
Enseignement durant l'année complète, avec partiel en janvier
Unités d'enseignement prérequises et corequises :
Les unités prérequises ou corequises sont présentées au sein de chaque programme
Contenus de l'unité d'enseignement :
Séminaire de gestion de projets
Projet
- Définition
- Typologie
- Intervenants
- Critères de réussite d'un projet

Aspects méthodologiques de la gestion de projets
- Organiser un projet
- Cycle de vie d'un projet
- Phases d'avant-projet
- Phases « projet »

Aspects interpersonnels de la gestion de projets
Séminaire d'événementiel
I-INTRODUCTION

1-Définition/Approche marketing/Types d'événementiels/Marché 2-Les Intervenants 3-L'Organisateur d'événement: rôle/fonctions 4-Aspects méthodologique del'organisation d'un événement

II PARTIE PRATIQUE:AIP

Réalisation d'un projet événementiel par les étudiants sur base d'un appel d'offre lancé par la Haute Ecole Charlemagne. 1-Réponse à l'appel d'offre par équipes 2-Choix du jury 3-Création des équipes  chargées de la conception et de la réalisation de l'événement 4-Phase de préparation 5-Réalisation pratique //notation du jury 6-Débriefing
Acquis d'apprentissage (objectifs d'apprentissage) de l'unité d'enseignement :
Au terme de l'UE, l'étudiant sera capable de:
 - Appliquer la méthodologie et les techniques de gestion de projets à la réalisation d'un projet événementiel
-Collaborer à la résolution de problèmes complexes avec méthode, rigueur, proactivité et créativité
- Utiliser adéquatement les technologies de l'information et de la communication
- Connaître et utiliser les règles budgétaires, juridiques et comptables liées à la création d'un projet événementiel
- Rechercher, sélectionner, vérifier, comparer, synthétiser les informations   
Séminaire de gestion de projets
Savoirs :
  • Définir les termes « projet », « gestion de projets »
  • Expliquer les concepts fondamentaux de gestion de projet (triple contrainte, phasage, planification, gestion des risques, ...)
  • Expliquer l'utilité des différents types de documents
  • Connaître les aspects techniques de la gestion de projets (pmp, wbs, ...)
  • Connaître les aspects non techniques de la gestion de projet (leardership, aspects relationnels, ...)
 
Savoir-faire (organiser et réaliser un projet en équipe en s'appuyant sur les savoirs) :
  • Appliquer la méthodologie et les techniques de gestion de projets
  • Gérer les données au moyen d'outils spécifiques (gestion documentaire, planification, budgétisation, ...)
  • Communiquer oralement et par écrit avec les parties prenantes d'un projet
  • Analyser et évaluer les risques inhérents au projet
  • Collaborer à la résolution de problèmes avec méthode, rigueur, proactivité et créativité
  • Gérer les changements en cours de projet
  • Coordonner et animer une équipe
Séminaire d'événementiel
Au terme de l'activité d'apprentissage, les étudiants seront capables  de :

Concevoir un projet d'organisation événementielle
 
PHASE I : PREPARATION

Répondre à un appel d'offre lancé par une institution en respectant ses caractéristiques et ses priorités.
Respecter les règles de fonctionnement d'une agence événementielle. Planifier, réaliser l'événement selon les codes de déontologie étudiés au cours théorique Etablir un ''rétro-planning'' permettant d'évaluer les actions à mener pour la bonne mise en œuvre de l'événement.
Etablir les listings de tâches, des participants grâce à une équipe ''relations publiques'' et à l'équipe coordination.
Créer l'image de l'événement grâce à l'équipe ''branding''
Présenter le projet événementiel aux différents intervenants grâce à une équipe ''relations publiques''.
Rédiger le journal de bord de l'événement, créer les courriers nécessaires à la tenue de l'événement grâce aux équipes de coordination, de relations publiques et de branding.
Rédiger les différents documents internes et externes avec précision de la langue et sans faute d'orthographe. Utiliser les logiciels vus dans les autres cours pour construire la communication événementielle.
Etablir un budget pour chaque phase de l'organisation de l'événement. Comptabiliser les recettes et dépenses de l'événement.
Gérer les commandes, les livraisons et les services livrés par les prestataires de service de l'événement. Créer une base de données reprenant les informations pertinentes quant aux prestataires de service requis pour l'événement, quant aux invités participants à l'événement.
Respecter les règles de sécurité et obtenir les autorisations légales.

PHASE II : JOUR J

Coordination de l'événement grâce à une équipe dédiée à la gestion des étudiants organisateurs.
Tenir son poste le jour ''j'' et adopter une attitude adéquate à la profession en toute circonstance.
Réaliser l'accueil des visiteurs lors de l'événement créé par les étudiants.
Gérer les relations avec les prestataires de services grâce à l'équipe ''relations publiques''.
Veiller au bon déroulement de l'événement par la création d'une équipe relais chargée de palier à tout déficit matériel ou humain.

PHASE III : CONCLUSION

Réaliser un débriefing de la préparation et de la journée événementielle elle-même aboutissant à un rapport personnel d'évaluation de sa pratique professionnelle.
 
Savoirs et compétences prérequis :
Activités d'apprentissage prévues et méthodes d'enseignement :
Séminaire de gestion de projets
Théorie et exercices de mise en pratique
Séminaire d'événementiel
Cours ex-cathedra
Activités pratiques de réalisation d'événement
Mode d'enseignement (présentiel ; enseignement à distance) :
Séminaire de gestion de projets
Présentiel
Séminaire d'événementiel
Enseignement en présentiel
Lectures recommandées ou obligatoires et notes de cours :
Séminaire de gestion de projets
Notes de cours déposées sur la plateforme Moodle
Séminaire d'événementiel
Ouvrages  de référence :
BABKINE A. et ROSIER A., Réussir l'organisation d'un événement, Eyrolles éd. d'organisation , 2011,196 p.     DELECOURT N. et HAPPE-DURIEUX L., Comment organiser un événement?, Editions du Puits Fleuri,2012, 329 p.   Sites internet  :
http://www.aceaweb.be/ http://even ementiel.fr/ http://rendevenement.pmg.be/
Modalités d'évaluation et critères :
La note globale de l'UE est une moyenne pondérée des résultats obtenus dans les différentes activités d'apprentissage qui la composent.
          Séminaire de Gestion de projet: 50%
          Séminaire d'Evénementiel: 50%.

L'unité est réussie avec une note minimale de 10/20 pour chaque activité d'apprentissage.    
Séminaire de gestion de projets
1ère session : travail annuel (50%) + examen (50%)
2ème session : travail à présenter + examen (50%)
Séminaire d'événementiel
Travail tout au long de l'année évalué en fonction du présentiel et de l'implication des étudiants dans les tâches à effectuer (50%) + Evaluation de l'Event par un jury composé du staff de direction et/ou enseignants de la HECH (50%).
Report de note en seconde session
Stage(s) :
Remarques organisationnelles :
Contacts :
Séminaire de gestion de projets
marie-france.coen@hech.be
Séminaire d'événementiel
ingrid.salme@hech.be